課題となっていたことは次の4つ。
- お互いのスケジュールが見えないので無駄な時間がかかっている
- 失敗事例の共有ができないので、同じ失敗を繰り返す
- 受注棟数が増えたが、社内が混乱している
- 個々で仕事を進めるので、部署間でトラブル発生
これらの原因は、情報の共有にあった。
紙管理・メール、口頭のやり取りでは限界がだった。
業務も個々から関連部署を巻き込んだチームとして仕事をできるようになり、流れがスムーズになりました。顧客情報も会社で１台のPCのみで、他は担当の頭の中にしか無かったのですが、集約されてきました。
営業面では、今までは気になっている顧客のことなど、状況を都度社員を捕まえて聞いていたのですが、それが減りました。日報を見るだけで、状況が把握できるので。これまでだと、今までの経緯を２０〜３０分話を聞いた後で、今の状況や問題点の相談に入っていたが、顧客の活動履歴に日報に記載した内容が載っているので、前提条件は分かった上で、すぐに問題点に入ることができるようになり、無駄な時間が減りましたね。教育の一環で、送られてきた日報にきちんとコメントを返すようにしている中で、入社から2か月半で土地仮契約をとれるまでに成長しました。
今後は、業務の平準化をし社員の帰宅時間が早くなるとか、契約件数が増えるなど、そういうことにつながることを期待して使用しています。
